共青团广东松山职业技术学院委员会
粤松院团发〔2022〕12号
关于印发《广东松山职业技术学院
学生组织、社团档案管理办法》的通知
各单位：
《广东松山职业技术学院学生组织、社团档案管理办法》已经学校团委委员会议审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。
校团委
2022年3月24日
公开方式：主动公开
广东松山职业技术学院团委办公室 2022年3月24日印发
广东松山职业技术学院
学生组织、社团档案管理办法
第一条 学生组织、社团档案是学生组织、社团的历史沿革、工作开展情况及自身文化的珍贵历史资料，是校园文化建设档案的主要组成部分，是学生组织、社团在做决策及开展工作时的重要参考，也是同学们和广大校友实践的真实记录。为加强对学生组织、社团档案资料的管理，规范社团的建设，提高工作水平，特制定本办法。
第二条 学生组织、社团档案管理工作由档案室负责规范和指导，团委和各挂靠单位协助，日常具体归档工作由团委办公室管理和负责，由各学生组织、大学生社团联合会配合制档归档。
第三条 学生组织、社团档案管理工作要将整体档案进行分期分类、编号归档，做到系统化、规范化，要为下一届学生组织、社团的各项工作提供查询服务及参考资料，保障各项决策、工作的科学化、有序化。
第四条 学生组织、社团档案管理由各学生组织和大学生社团联合会资料管理中心具体负责、专人管理，必须每学期进行一次档案统一整理工作，并将有关资料交学校团委归档备案。
第五条 档案管理基本任务 ：
（一） 收集、整理、鉴定以及保管本组织、社团档案；
（二） 定期清查、优化档案材料，充分开发各学生组织、社团档案资源，完善档案管理制度，改进实施细则，实现档案管理工作的制度化、科学化、现代化；
（三） 完成校团委安排的其他档案工作。
第六条 档案归档范围：
（一）基础档案：包括章程、机构设置、上级有关制度和内部制度、成员名单、组织（社团）负责人登记表、组织（社团）部门负责人登记表、成员登记表、社团注册表等，同时含所列事宜的变动情况说明表；成员换届的电子合影和汇编材料；学期和年度工作计划、简报、请示（含批复）、报告总结；经费情况表;内部通讯录；工作日志、年度大事记；各种会议的记录；成员评优评先的申报材料、登记表及表彰名单；各级各类集体或个人获奖的奖杯奖章奖状证书、锦旗；各种与工作相关的实物等；
（二）活动档案：包括实践或活动以及对外交流的计划（策划）、申请批复、通知、海报、宣传、议程、总结、大事记、照片、录像、活动媒体报道、有关的实物等材料。
（三）其他档案：本规定为列出的其他材料。
第七条 要求归档的档案材料须同时提交电子版+纸质版，以及相应实物。
第八条 档案整理方法
（一）按类型组卷：按成文时间排序编号，将文件存放于文件袋中，贴上标签，注明文件性质、时间、部门并按序排放，便于取阅与存放。
（二）各学生组织及社团联合会下辖所有社团需要归档的档案全部存放于本组织及大学生社团联合会办公室。
（三）在清理档案时，对3年以上的档案，应打包封存，并注明起止时间，内容。如要销毁某些档案，须经团委同意。
第九条 档案利用和借阅：
（一）学校团委办公室提供查档服务。
（二）各学生组织、社团对本组织、社团档案有优先使用权，学校单位部门、社团也可借阅。
（三）借阅须持有效证件到团委办公室办理，填写申请表，经批准同意后方可查阅。
第十条 学生组织、社团档案的奖惩
（一）团委办公室每年将开展上述档案的评比活动，并适当予以奖励或通报。
（二）各学生社团不能按期完成当年归档任务的，不得注册，注册前必须出具团委、大学生社团联合会的归档证明；学生组织、社团完不成归档任务的，其组织、社团和所属成员不得参与有关的评优评先。
（三）逐步推行将归档情况纳入学生组织、社团的考核。
（四）对违反规定拒绝归档、漏档、损坏档案或将档案据为个人或本组织、社团所有的，将予以通报批评等。
（五）对于违反规定拒绝或逾期归档的，学校团委、大学生社团联合会可下达催档函，催档限期仍未归档的，将组织人员集中清缴。
第十三条 本制度自颁布之日起实施。
第十四条 本制度最终解释权归学校团委所有。
